Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: März 2026

§ 1 Geltungsbereich und Unternehmereignschaft

(1) Diese AGB gelten für die Nutzung der von Docviant (Dr. mult. Dr. h.c. Babak Saravi, Greifweg 156, 40549 Düsseldorf) angebotenen Software-as-a-Service-Leistungen (nachfolgend „Dienste“).

(2) Das Angebot von Docviant richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Arzt- und Zahnarztpraxen, medizinische Versorgungszentren (MVZ) und Klinikgruppen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er als Unternehmer handelt.

(3) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, Docviant stimmt diesen ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

Docviant stellt dem Kunden KI-gestützte Softwarelösungen für den Einsatz in Arzt- und Zahnarztpraxen zur Verfügung. Dies umfasst insbesondere:

• KI-gestützte Sprachdokumentation (KI-Scribe)
• KI-gestützte Abrechnungsoptimierung
• KI-Telefonassistent
• Automatisierte Arztbrieferstellung mit PDF-Export
• Rechtlich abgesicherte Aufklärungsbögen

Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Paket. Die Dienste werden als Webanwendung über das Internet bereitgestellt.

§ 3 Vertragsschluss und Freischaltung

(1) Der Kunde registriert sich auf der Website von Docviant und bestätigt seine E-Mail-Adresse. Die Registrierung allein begründet noch kein Vertragsverhältnis.

(2) Docviant prüft die Registrierung und schaltet den Kunden nach persönlicher Kontaktaufnahme (per E-Mail oder Telefon) frei. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht.

(3) Der Vertrag kommt mit der Freischaltung durch Docviant zustande. Der Kunde wird per E-Mail über die Freischaltung informiert. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die kostenlose Testphase (§ 5 Abs. 1).

(4) Mit der Registrierung erklärt der Kunde sein Einverständnis mit diesen AGB und der Datenschutzerklärung.

§ 4 Leistungsbeschreibung und Verfügbarkeit

(1) Der Umfang der Leistungen richtet sich nach dem gewählten Paket gemäß der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung auf der Website.

(2) Docviant ist bemüht, die Dienste mit einer Verfügbarkeit von 99,5 % im Monatsmittel bereitzustellen. Hiervon ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten, die mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail angekündigt werden.

(3) Docviant haftet nicht für Unterbrechungen, die auf höherer Gewalt, Störungen im Internet oder technischen Problemen beruhen, die außerhalb des Einflussbereichs von Docviant liegen.

§ 5 Testphase, Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Testphase: Mit der Freischaltung erhält der Kunde eine kostenlose Testphase von 14 Kalendertagen. Während dieser Zeit stehen alle Funktionen des gewählten Pakets uneingeschränkt zur Verfügung.

(2) Kündigung während der Testphase: Der Kunde kann die Testphase jederzeit und ohne Angabe von Gründen beenden. In diesem Fall entstehen keine Kosten.

(3) Übergang in das kostenpflichtige Abonnement: Wünscht der Kunde nach Ablauf der Testphase die weitere Nutzung, teilt er dies Docviant mit und wählt sein Paket. Es erfolgt keine automatische Aktivierung eines kostenpflichtigen Abonnements. Ohne aktive Paketwahl wird der Zugang nach Ablauf der Testphase gesperrt.

(4) Vergütung: Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Paket. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Die Zahlung erfolgt per Überweisung oder SEPA-Lastschriftmandat. Rechnungen werden dem Kunden per E-Mail zugestellt.

(5) Preise: Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer erhoben. Die angegebenen Preise sind Endpreise.

(6) Zahlungsverzug: Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen nach Fälligkeit ist Docviant berechtigt, den Zugang zu den Diensten bis zum Zahlungseingang zu sperren. Der Vergütungsanspruch bleibt bestehen.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

(1) Das kostenpflichtige Abonnement wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail an kontakt@docviant.de genügt).

(4) Nach Vertragsende: Der Kunde kann seine Daten bis zu 30 Tage nach Vertragsende exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden sämtliche kundenbezogenen Daten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf unbefugte Nutzung ist Docviant unverzüglich zu informieren.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass die Nutzung der Dienste im Einklang mit den geltenden Gesetzen, insbesondere den berufsrechtlichen Regelungen und dem Datenschutzrecht, erfolgt.

(3) Der Kunde ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Einholung etwaig erforderlicher Einwilligungen seiner Patienten und für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verantwortlich.

(4) Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche von der KI generierten Dokumentationen und Abrechnungsvorschläge fachlich zu prüfen und zu verifizieren, bevor diese in der Patientenakte oder zu Abrechnungszwecken verwendet werden.

§ 8 Datenschutz

(1) Docviant verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzerklärung und den geltenden Datenschutzgesetzen.

(2) Soweit Docviant personenbezogene Daten (insbesondere Patientendaten) im Auftrag des Kunden verarbeitet, handelt Docviant als Auftragsverarbeiter. Die Parteien schließen vor Aufnahme der Datenverarbeitung einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

§ 9 Haftung

(1) Docviant haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Docviant nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht.

(3) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(4) Die KI-gestützten Dokumentations- und Abrechnungsvorschläge stellen keine medizinische, rechtliche oder abrechnungstechnische Beratung dar. Sie dienen ausschließlich als Arbeitshilfe. Die endgültige fachliche Prüfung, Anpassung und Freigabe obliegt ausschließlich dem Kunden. Docviant haftet nicht für Schäden, die aus der ungeprüften Übernahme von KI-generierten Inhalten entstehen.

§ 10 Geistiges Eigentum

(1) Alle Rechte an der Software, den Algorithmen und den zugrunde liegenden Technologien verbleiben bei Docviant. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit.

(2) Die vom Kunden eingegebenen und die durch die Nutzung generierten Dokumentationen verbleiben beim Kunden.

§ 11 Änderungen der AGB

(1) Docviant kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, sofern die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen von Docviant für den Kunden zumutbar ist. Zumutbar sind insbesondere Änderungen, die

• aufgrund einer Änderung der Rechtslage erforderlich werden,
• aufgrund einer höchstrichterlichen Rechtsprechung oder behördlichen Anordnung notwendig werden,
• neue oder geänderte Leistungen oder Funktionen betreffen,
• redaktioneller Natur sind und den Kunden nicht benachteiligen.

(2) Der Kunde wird über Änderungen mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail informiert. Die Mitteilung enthält die geänderten Bestimmungen sowie das Datum des Inkrafttretens.

(3) Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf diese Rechtsfolge wird der Kunde in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen.

(4) Widerspricht der Kunde fristgerecht, besteht der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort. Beide Parteien haben in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung mit einer Frist von 14 Tagen.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, Düsseldorf.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.