Nie wieder verpasste Anrufe
Ihr KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an – rund um die Uhr. Er kategorisiert Anliegen, erstellt Zusammenfassungen und entlastet Ihre MFA sofort.
Warum ein KI-Telefonassistent?
24/7 Erreichbarkeit
Auch außerhalb der Sprechzeiten, am Wochenende und an Feiertagen. Kein Patient bleibt ohne Antwort.
Automatische Kategorisierung
Terminanfragen, Rezepte, Überweisungen, Notfälle – der Assistent erkennt das Anliegen und leitet es richtig weiter.
Entlastung für Ihr Team
Ihre MFA kann sich auf die Patienten vor Ort konzentrieren, statt permanent ans Telefon zu gehen.
Keine neue Nummer nötig
Einfache Rufumleitung von Ihrer bestehenden Praxisnummer. Kein Nummernwechsel, kein Installationsaufwand.
Zusammenfassungen im Dashboard
Alle Anrufe werden zusammengefasst und kategorisiert in Ihrem Dashboard angezeigt – zur Bearbeitung durch Ihr Team.
DSGVO-konform
Keine Speicherung von Gesprächsinhalten. Nur die strukturierte Zusammenfassung wird erfasst.
So funktioniert der KI-Telefonassistent
Der KI-Telefonassistent fuer Ihre Arztpraxis uebernimmt eingehende Anrufe automatisch und leitet alle relevanten Informationen strukturiert an Ihr Praxisteam weiter.
Anruf eingehend
Ein Patient ruft Ihre Praxisnummer an. Bei besetzter Leitung oder ausserhalb der Sprechzeiten greift automatisch der KI-Telefonassistent.
KI fuehrt Gespraech
Der Assistent begruuesst den Patienten freundlich, erfasst Namen und Anliegen. Er stellt gezielte Rueckfragen, um alle relevanten Informationen zu sammeln.
Kategorisierung
Das Anliegen wird automatisch kategorisiert: Terminwunsch, Rezeptanfrage, Ueberweisung, Befundanfrage oder Notfall. Dringende Faelle werden priorisiert.
Zusammenfassung
Ihr Team erhaelt eine uebersichtliche Zusammenfassung im Dashboard mit Patientenname, Anliegen, Dringlichkeit und Kontaktdaten zur Rueckmeldung.
Was der Assistent fuer Sie uebernimmt
Der KI-Telefonassistent erkennt verschiedene Anliegen und kategorisiert sie zuverlaessig. So kann Ihr Team gezielt und effizient reagieren.
Terminanfragen
Der Assistent erfasst den gewuenschten Termin, bevorzugte Zeiten und den Behandlungsgrund. Ihr Team kann den Termin direkt einplanen.
Rezeptbestellungen
Patienten koennen Rezepte telefonisch nachbestellen. Der Assistent erfasst Medikament, Dosierung und ob ein Folgerezept benoetigt wird.
Ueberweisungen
Anfragen fuer Ueberweisungen zu Fachaerzten werden mit allen notwendigen Informationen dokumentiert und Ihrem Team bereitgestellt.
Befundanfragen
Patienten, die nach Laborergebnissen oder Befunden fragen, werden erfasst. Ihr Team kann gezielt zurueckrufen, sobald Ergebnisse vorliegen.
Notfaelle
Bei akuten Notfaellen erkennt der Assistent die Dringlichkeit und priorisiert den Fall. Das Praxisteam wird sofort benachrichtigt.
Allgemeine Anfragen
Oeffnungszeiten, Anfahrt, Parkmoeglichkeiten oder Informationen zu Behandlungen werden zuverlaessig beantwortet oder weitergeleitet.
Sicherheit und Datenschutz
Der Schutz von Patientendaten hat bei Docviant hoechste Prioritaet. Der KI-Telefonassistent wurde von Anfang an nach den strengen Anforderungen der DSGVO und des Datenschutzes im Gesundheitswesen entwickelt.
Im Gegensatz zu herkoemmlichen Anrufbeantwortern fuer Arztpraxen speichert unser System keine Audiodateien. Nur die strukturierte, textbasierte Zusammenfassung des Gespraechs wird erfasst und in Ihrem Dashboard angezeigt.
Vorteile fuer Ihre Praxis
Einfache Einrichtung ohne Technikaufwand
Der KI-Telefonassistent laesst sich in wenigen Minuten einrichten, ohne dass Sie Ihre bestehende Telefonanlage aendern oder neue Hardware anschaffen muessen. Sie richten lediglich eine Rufumleitung von Ihrer Praxisnummer auf die von Docviant bereitgestellte Nummer ein. Ihre Patienten bemerken keinen Unterschied, da der Assistent unter Ihrem Praxisnamen antwortet.
Sie bestimmen selbst, wann der KI-Telefonassistent aktiv sein soll. Viele Praxen nutzen ihn ausserhalb der Sprechzeiten und bei besetzter Leitung, waehrend andere ihn dauerhaft als erste Anlaufstelle einsetzen. Die Konfiguration kann jederzeit im Dashboard angepasst werden, sodass Sie flexibel auf veraenderte Anforderungen reagieren koennen.
Im Dashboard sehen Sie alle eingegangenen Anrufe auf einen Blick. Jede Zusammenfassung enthaelt den Namen des Patienten, das kategorisierte Anliegen, die Dringlichkeit und die Rueckrufnummer. Ihr Team kann Anliegen direkt im Dashboard als erledigt markieren und so den Ueberblick behalten.
Schritt 1: Rufumleitung einrichten
Richten Sie in Ihrer Telefonanlage eine Rufumleitung zur bereitgestellten Docviant-Nummer ein. Bei den meisten Anlagen dauert das weniger als fuenf Minuten.
Schritt 2: Begruessung anpassen
Hinterlegen Sie Ihren Praxisnamen und passen Sie die Begruessungstexte an. Der Assistent meldet sich so, wie es Ihre Patienten gewohnt sind.
Schritt 3: Kategorien konfigurieren
Legen Sie fest, welche Anliegen erfasst werden sollen und welche Rueckfragen der Assistent stellen soll. Standardkategorien sind bereits vorkonfiguriert.
Schritt 4: Sofort einsatzbereit
Der KI-Telefonassistent ist sofort aktiv. Eingegangene Anrufe erscheinen in Echtzeit in Ihrem Dashboard zur Bearbeitung durch Ihr Praxisteam.
Haeufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Koennen Patienten den Unterschied zu einem echten Mitarbeiter erkennen?
Der KI-Telefonassistent fuehrt natuerliche Gespraeche und stellt gezielte Rueckfragen, um alle relevanten Informationen zu erfassen. Die meisten Patienten erleben das Gespraech als professionell und hilfreich. Der Assistent stellt sich transparent als automatisierter Service vor, sodass Patienten wissen, dass sie mit einer KI sprechen.
Was passiert bei einem medizinischen Notfall?
Der KI-Telefonassistent erkennt anhand bestimmter Schluesselwoerter und Beschreibungen, ob ein Notfall vorliegen koennte. In diesem Fall wird der Anruf sofort als dringend priorisiert, und Ihr Praxisteam erhaelt eine Benachrichtigung. Der Patient wird zudem auf den Notruf 112 hingewiesen, falls sofortige aerztliche Hilfe erforderlich ist.
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
Nein. Sie behalten Ihre bestehende Praxisnummer. Der KI-Telefonassistent wird ueber eine einfache Rufumleitung aktiviert. Ihre Patienten waehlen weiterhin die gewohnte Nummer. Die Rufumleitung kann jederzeit deaktiviert werden, falls Sie den Dienst nicht mehr nutzen moechten.
Werden Gespraechsinhalte gespeichert oder aufgezeichnet?
Nein. Es werden keine Audiodateien gespeichert. Der KI-Telefonassistent erstellt lediglich eine strukturierte, textbasierte Zusammenfassung des Gespraechs. Diese Zusammenfassung enthaelt den Namen des Patienten, das kategorisierte Anliegen und die Kontaktdaten fuer einen Rueckruf. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf deutschen Servern.
Wie viele Anrufe kann der Assistent gleichzeitig entgegennehmen?
Der KI-Telefonassistent kann beliebig viele Anrufe gleichzeitig entgegennehmen. Es gibt keine Warteschleife und keine besetzte Leitung. Jeder Patient wird sofort angenommen, unabhaengig davon, wie viele andere Patienten gerade anrufen. Das ist ein wesentlicher Vorteil gegenueber herkoemmlichen Anrufbeantwortern oder zusaetzlichen MFA-Kraeften.
Aus unserem Blog
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